Définir clairement les objectifs de l’audit
L’un des éléments les plus importants à définir avant un audit fournisseur est la clarification des objectifs de l’évaluation. Cela dépend des exigences et des enjeux propres à l’entreprise commanditaire.
Le contrôle de la qualité des produits ou des services fournis par le fournisseur est un des points principaux. Le contrôle de la qualité désigne leur conformité en matière de performance, de fiabilité, de longévité et de durabilité. En particulier, il est possible de vérifier les matériaux, la technologie utilisée, ainsi que le respect des réglementations en vigueur.
Par ailleurs, il ne faut pas oublier les normes ISO et autres politiques standards des compagnies, comme la certification ISO 9001. Les risques en matière d’approche fournisseur sont à contrôler. Enfin, il est possible de prendre en considération les objectifs en matière de responsabilité sociale et d’un environnement de travail sécurisé.
Préparer soigneusement l’audit
Après la déclaration des objectifs, il devient plus facile de préparer l’audit en toute conformité avec les buts espérés. La première étape de préparation consiste à sélectionner ses fournisseurs en collectant des informations les concernant. Pour cela, il est nécessaire de rassembler les contrats avec ce fournisseur, les rapports des audits précédents, les certificats de conformité de base, ceux de la certification ISO 9001.
Enfin, il faut rédiger tous les documents techniques relatifs aux produits achetés. Ces documents préalables sont importants, car ils vont permettre de déceler les premières non-conformités possibles. Les auditeurs doivent ensuite élaborer une grille d’évaluation précisant les critères et les niveaux de conformité.
Cette grille permet d’évaluer la qualité, la gestion du temps, le respect des normes ainsi que les risques potentiels. Enfin, il faut aussi planifier tous les rendez-vous. Il convient notamment d’appeler le fournisseur, de fixer une date, de préparer les questions, de détailler la grille d’évaluation et de coordonner les auditeurs. Toutes ces étapes de préparation facilitent l’évaluation à venir et augmentent son efficacité.
Vérifier la conformité réglementaire et documentaire
Une des premières vérifications réalisées lors d’un audit fournisseur est la conformité réglementaire et documentaire. C’est en effet une étape essentielle pour vérifier que les produits et services fournis respectent des standards de qualité, de sécurité et de performance imposés par le marché.
Tout d’abord, il est nécessaire de vérifier la certification de l’entreprise aux normes ISO, notamment l’ISO 9001 pour le management de la qualité. D’autres certifications peuvent être pertinentes, comme l’ISO 14001 pour l’environnement ou l’ISO 45001 pour la sécurité au travail.
Ensuite, il s’agit d’évaluer le respect des réglementations locales et internationales, qui varie selon le marché visé, comme les normes CE en Europe ou la FDA aux États-Unis ou ASTM pour certaines industries.
Enfin, le fournisseur doit respecter ses engagements contractuels, avec des critères spécifiques négociés avec l’entreprise cliente. Ceux-ci portent en particulier sur la traçabilité des matières premières, la régularité des livraisons et la mise en œuvre de plans d’amélioration continue. La vérification documentaire repose sur une liste de contrôle incluant les certifications obtenues, les fiches techniques des produits et les procédures internes du fournisseur.
Évaluer la capacité de production et les processus
L’audit fournisseur permet d’évaluer la capacité de production du prestataire pour s’assurer qu’il puisse remplir les exigences de l’entreprise en termes de qualité, de volume et de calendrier.
En premier lieu, l’auditeur examinera les infrastructures et les équipements utilisés par le fournisseur. Les actifs industriels obsolètes ou mal entretenus peuvent compromettre la qualité des produits et générer des retards de production. L’analyse de la capacité de production du fournisseur est un autre facteur d’évaluation. L’audit vérifie la capacité du fournisseur à tenir ses engagements, y compris en période de forte demande.
Ensuite, l’audit des processus de production révélera les éventuelles inefficiences. L’analyse portera notamment sur la traçabilité des produits et la conformité à la norme ISO 9001.
Enfin, la gestion des matières premières et des stocks est un facteur clé de performance. Un fournisseur responsable doit être en mesure d’anticiper les tendances de la demande et de sécuriser leurs achats internationaux. Un manque de compétitivité de l’approvisionnement pourrait entraîner des problèmes de pénurie ou de surcoût, compromettant ainsi la fiabilité des livraisons.
En tant qu’entreprise, vous cherchez à établir des partenariats fiables avec vos fournisseurs, pour garantir un approvisionnement régulier et conforme à vos attentes. Toutefois, si votre fournisseur principal représente un maillon clé dans votre chaîne de production, son propre fournisseur l’est tout autant. Un fournisseur performant ne se limite pas à la simple gestion de sa propre production, mais doit aussi gérer efficacement sa propre chaîne d’approvisionnement.
Vérifier la gestion des sources
L’audit de fournisseur devra évaluer la gestion des sources d’approvisionnement, en analysant la diversification des fournisseurs d’une part et la stabilité des contrats d’approvisionnement en place d’autre part.
En effet, une source d’approvisionnement trop dépendante devient un risque. Dans ce cas, il faudra demander au fournisseur d’optimiser la gestion de ses fournisseurs pour ne pas engendrer de problèmes de qualité, de non-respect des délais ou de rupture de contrats.
Assurer la traçabilité des matières
Puis, l’audit devra assurer la traçabilité des matières, un élément important qui permet de certifier les normes de traitement des matières du fournisseur et éviter les falsifications ou les écarts de conformité.
Pour cela, l’auditeur vérifiera que le fournisseur dispose d’un système de gestion des fournisseurs, qui permet de suivre les certifications, les tests qualité et les origines des matières.
En effet, un fournisseur bien organisé doit prévoir les fluctuations de la demande et anticiper les éventuels aléas logistiques et mettre en œuvre des solutions telles que la mise en place de stocks tampons ou de plans de relance pour ses propres fournisseurs. Une gestion de la chaîne d’approvisionnement optimisée réduit les risques et offre une plus grande fiabilité dans les livraisons.
Analyser la gestion de la qualité et des non-conformités
La gestion de la qualité est un critère fondamental pour évaluer la fiabilité d’un fournisseur. Un bon prestataire doit disposer d’un système de management de la qualité conforme aux standards internationaux, comme l’ISO 9001. Ce système inclut des procédures formalisées pour le suivi des processus, la gestion documentaire et l’amélioration continue. L’auditeur doit s’assurer que ces protocoles sont bien appliqués et non seulement théoriques.
Ensuite, les contrôles qualité effectués en interne sont examinés : un fournisseur sérieux met en place des tests réguliers pour s’assurer de la conformité de ses produits. L’efficacité des outils de suivi, comme les logiciels de gestion de la qualité, est également évaluée. Enfin, la gestion des non-conformités est un indicateur clé de la capacité du fournisseur à réagir face aux défauts. L’audit vérifie comment les problèmes sont détectés, traités et documentés. Il s’assure également que des actions correctives et préventives sont mises en place pour éviter que ces incidents ne se répètent.
Un bon fournisseur s’engage activement dans une dynamique d’amélioration continue. Il garantit ainsi la satisfaction client et la pérennité des collaborations. Vous retrouverez ici tous nos conseils pour trouver le bon fournisseur pour son entreprise.
Étudier les aspects financiers et logistiques
Une vérification de fournisseur ne concerne pas uniquement la qualité du produit ou les processus de fabrication. En effet, ce type d’audit doit également englober la situation financière du prestataire et sa performance logistique. Ces informations assurent la sécurisation de l’offre et l’éloignement des risques de coupure de la chaîne d’approvisionnement.
En premier lieu, l’auditeur vérifie la stabilité financière du fournisseur. Elle examine pour cela ses bilans, sa rentabilité et ses éventuelles dettes. Un fournisseur avec des soucis financiers représente un risque potentiel. En effet, en cas de faillite ou simplement de difficultés économiques, les commandes du client peuvent être reportées, les coûts peuvent augmenter soudainement sur le prochain lot, le prestataire peut ne plus honorer aucun engagement.
L’audit vise également à s’assurer que le fournisseur respecte les délais de livraison. Pour cela, l’auditeur examine l’historique des livraisons, les éventuels retards et la capacité du prestataire à réagir aux imprévus.
Rédaction du rapport d’audit et rédaction de plan qualité
À la suite de la réalisation de l’audit, les résultats sont formalisés dans un rapport d’audit. Ce dernier fait état de l’ensemble des observations réalisées et des recommandations à implémenter. Il contient plusieurs parties essentielles. Tout d’abord, une synthèse des forces et faiblesses du fournisseur doit être dressée, c’est-à-dire exposer les bonnes pratiques de l’entreprise et les points à améliorer pour garantir une collaboration efficace.
En cas de non-conformité, un plan d’actions correctives doit impérativement être mis en place. Ce plan doit énoncer les actions à mener, les délais et les responsabilités de chaque acteur. Une bonne gestion des actions correctives permet de renforcer la qualité et d’éviter le retour des problèmes. L’audit favorise une amélioration continue, au-delà de l’évaluation ponctuelle il doit s’inscrire dans une démarche de qualité durable.
Un processus de suivi doit être mis en place pour s’assurer de l’application des recommandations et évaluer les améliorations apportées. Dans ce cadre, cela peut inclure des audits de suivi, des points de contrôle réguliers et l’utilisation d’outils de management de la qualité pour piloter efficacement l’amélioration.
