Les bases du processus d’approvisionnement
Avant de détailler les étapes du processus d’approvisionnement, poser les bases et comprendre la définition de cette méthode est important.
- Qu’est-ce que le processus d’approvisionnement ?
Il s’agit de toutes les étapes de gestion de la chaine d’approvisionnement, de la planification des besoins à l’archivage, en passant par la phase d’achat. L’objectif est de fournir les biens et services dont l’entreprise se sert à court, moyen et long terme avec la solution la plus économique et efficace possible.
Un processus d’approvisionnement optimisé permet d’avoir le bon produit au bon moment, dans la quantité optimale, ni trop, ni pas assez, de bonne qualité et au meilleur prix possible.
Pour la mise en œuvre logistique, l’utilisation d’un logiciel de gestion de planification des approvisionnements, de gestion des besoins, de gestion des fournisseurs, de gestion des achats, de gestion des stocks est importante et recommandée.
Maintenant que les bases sont posées, voici les différentes étapes pour améliorer la gestion des approvisionnements.
Identification des besoins
Cette première étape consiste à déterminer et à identifier les besoins de l’entreprise en biens comme en services. Une opération d’analyse est nécessaire pour la visualisation des trois types de besoins principaux. On appelle cette phase la planification des besoins.
- Les besoins primaires : ils représentent les biens et les produits finis vendus par l’entreprise à ses clients.
- Les besoins secondaires : référence aux matières premières, aux matériaux de fabrication permettant de créer le produit fini.
- Les besoins tertiaires : ils intègrent les matériaux supplémentaires et d’exploitation, les outils ayant un taux d’usure, destinés à la fabrication du produit, mais sans entrer dans sa conception directe.
Pour répondre aux objectifs de cette étape, servez-vous du contrôle de vos stocks en prenant les données de consommation moyenne d’un produit et le niveau de stock minimum.
Quand le travail d’identification des besoins est terminé, une demande d’approvisionnement est transmise directement au service achat. Ce dernier étudie le projet, le valide ou non, et fixe un budget spécifique.
Sélection des fournisseurs
Trouver un fournisseur est l’étape suivante du processus d’approvisionnement. C’est la mise en concurrence. Un conseil : obtenir trois devis de différents fournisseurs est idéal pour comparer les offres du marché. Cette étape est aussi nommée : la gestion stratégique des fournisseurs.
Sur quelles informations porte la comparaison des devis ?
- La qualité du produit,
- Le délai de livraison,
- Les modalités de paiement,
- Le coût total,
- L’empreinte carbone dans une optique environnementale.
Négociation et établissement du contrat
Le fournisseur choisi, voici le temps de la négociation. Votre objectif est la réduction des coûts d’achat sans perdre en qualité.
Sur quels critères portent les négociations ?
- Le prix,
- Le prix selon la quantité commandée, tarif dégressif,
- Les délais de livraison,
- Les conditions de stockage au sein de leur entrepôt,
- Les conditions de paiement : acompte, paiement avant ou après la livraison, paiement à 30 ou 60 jours calendaires, échéancier.
À la suite des négociations, lorsque les deux parties sont d’accord, on établit le contrat d’achat. Ce document précise point par point les différents éléments ci-dessus. C’est ce document qui gère la relation entre l’entreprise et le fournisseur.
La création des bons de commande est générée. Attention à bien vérifier la confirmation de commande envoyée par le fournisseur pour éviter toutes erreurs futures.
Réception et vérification des marchandises
À la livraison, le service achat passe à la phase de réception et d’inspection de la conformité de la commande. Cette étape garantit la bonne exécution des principaux termes du contrat.
Quels sont les points essentiels à évaluer ?
- Vérifier les quantités,
- Contrôle de la qualité des articles reçus,
- Être attentif aux problèmes survenus pendant le transport : par exemple, paquet éventré, déchiré, ouvert, abîmé,
- Prendre en compte les défauts de fabrication,
- Analyser les délais de livraison : retard, juste à temps, en avance.
Traitement des paiements et archivage
La dernière étape du processus d’approvisionnement est le paiement de la facture. Le responsable achat en profite pour évaluer le fournisseur avec son équipe d’acheteurs. Cette tâche d’évaluation consiste à définir si le fournisseur est fiable en prévision d’un potentiel partenariat. La procédure d’évaluation se fait en interne après la vente. Les questions suivantes sont abordées :
- Respect des délais,
- Qualité des produits,
- Évolution des prix à la hausse ou à la baisse,
- Communication, échange, disponibilité, réactivité du fournisseur.
- Service après-vente : sa capacité à régler les problèmes rencontrés.
Enfin, chaque commande est archivée en format papier et électronique. Le but est de garder une trace, d’assurer, de maintenir et de garantir une coordination avec les différents acteurs au fil des ans. De plus, ces documents ont une valeur légale en cas de procédure fiscale.
Pour conclure, la stratégie choisie dans le processus d’approvisionnement est essentielle pour diminuer les risques de perte, réduire les coûts et accélérer le réapprovisionnement. L’avantage principal de l’optimisation du système d’achat est une meilleure anticipation des besoins.
L’équipe du service achat s’aligne aux valeurs de l’entreprise afin d’établir des collaborations durables et solides avec les fournisseurs. Elle est partie prenante dans la satisfaction des clients. Elle joue également un rôle dans le suivi des exigences en matière de dépense. La maîtrise de ce processus nécessite de la pratique, une amélioration et une innovation constante à tous les niveaux de décision.
